【PPT簡報技巧】一次教會你設計、排版、圖表、模板應用

用重點式講解,讓你輕鬆學會「資料統整」、「設計」、「排版」、「口語表達」等四大主軸,利用各種比較圖,讓你瞬間學會簡報設計的排版技巧,堪稱史上最完整的簡報入門教學,用最簡單的教學邏輯幫你打好基礎,讓你以後看到簡報不用怕,輕鬆成為簡報達人。

為什麼每個人都要會簡報技巧?

學生也要會的簡報技巧

學生的報告能力佔成績比重非常大,好的簡報製作能力能幫助你贏得好成績,也因為你是一位carry的組員還能贏得好人緣,好的簡報技巧更是奠定你未來找工作的重要基礎。

社會新鮮人及上班族都要會的簡報技巧

社會新鮮人在剛出社會時,老闆通常會派比較簡單但又可以測驗能力的工作給你,而簡報就是最好的測驗方式,從你製作簡報的方式可以看出你是否有具備足夠的資訊彙整能力、簡報製作能力、口語表達能力,這些都是老闆們特別重視的,也是你獲取信任的重要基礎。

主管要會的簡報技巧

身為一名主管,一定有需要跟底下的部屬溝通與討論專案的時候,也會有向老闆報告績效的時候,又或者是到外拜訪顧客的時候,這都需要運用到你的簡報技巧,來帶領觀眾了解你要傳達的內容,不僅考驗到你說故事的能力,運用優秀的簡報技巧能將你的故事視覺化,讓故事更生動更具有說服力。

創業家一定要會的簡報技巧

很多創投家分享,願意讓他們創投一個人或一間公司的原因是「因為那個人夠了解自己的產品、夠會說故事,讓人願意相信他的產品能成功。」

創業家在初期建立人脈及宣傳產品時,都需要透過簡報能力來說服投資者、顧客買單,因為簡報的特性就是能用最短的時間傳達整個計畫的核心理念,只要簡報製作的好、故事講得好,就足以讓人對你的產品產生興趣,並且願意相信你的能力。

簡報入門技巧有哪些?

簡報,顧名思義是透過簡報傳達你的理念及想法或論點給觀眾,一份好的簡報,是由以下三個核心所組成的。

簡報三要素
簡報三要素

資料彙整:有足夠強的資料彙整能力,能讓觀眾透過你抓的重點來了解整份簡報的核心價值。

設計:有好的設計,能幫助資訊利用視覺化的方式有效地傳達到觀眾的腦海中。

口語表達:再好的簡報如果說故事的人不夠精彩,就很難將故事傳達到觀眾的內心,好的口語表達能力是要會將簡報的核心價值,透過「說」搭配「簡報畫面」的方式,完整的傳達到觀眾的內心。

資料彙整

資料彙整能力是從學生時期到出社會都不可或缺的一項技能,擁有好的資料統整能力能幫助你完成一份好的報告或企劃,也能幫助你在分析事情的時候更有邏輯,只要把握幾個原則,就能幫助你快速提升自己的資料統整能力。

(1) 閱讀及過濾

耐心的閱讀完所有資料,是一個很重要的技能,現代人缺少閱讀能力,看資料通常都是撇一眼而已,未能抓到精隨,因此培養自己閱讀的能力,能幫助你在過濾大量資料時,能快速分辨哪些資料是重點要保留下來、哪些資料可以不用因為重複了,以方便彙整成簡報。

例如:你在網路上搜尋「簡報技巧的方法」,其中有5篇告訴你排版的技巧,但是很多排版技巧都重複,例如:文字避免套用過多樣式、選擇合適的圖像…等,那你就可以將這5篇文章重複的內容刪掉,只保留不一樣的重點就好。

✅ 閱讀及過濾的好處:幫助你在統整資料時能更節省時間,不必一次塞入大量資料一一彙整,只需挑選有用且特別的資訊,放入你的資料整理檔案中。

(2) 拆分

當你學會過濾資料後,把過濾過後的資料全部放在一起,開始進行主題拆分,因為過濾完的資料還是會有些重疊的部分,因此將重疊的部分擺在一起,然後為它標上副標題,就能為資料進行拆分。

例如:你正在統整「簡報技巧的方法」,資料裡可能有字型設計、圖片選擇、內文排版、資料統整等各種不一樣的資訊,你就可以把字型設計的重點、圖片選擇、內文排版都歸類為設計,資料統整則歸類為資料,這樣就能幫助你清楚抓到重點。

簡報技巧的方法

設計 → 字型設計、圖片選擇、內文排版

資料 → 資料統整

✅ 拆分的好處:幫助你在後期製作簡報時能將文章內容變成標題跟重點,讓你能快速找到簡報的每一章節要講的主題有什麼。

(3) 列點整理

當你拆分完資料後會有許多大小標題,這些標題之下會有許多內容,將這些內容盡量以列點式的方式整理在一起,就能清楚的了解標題底下個別有哪幾點是重點。

例如:設計的重點有圖文排版能力、顏色、字型、圖表…等,你就可以將這些重點個別用列點方式呈現出來。

設計的重點

(1) 圖文排版能力

(2) 顏色

(3) 字型

(4) 圖表

✅ 列點的好處:幫助你在簡報當中能排版出讓觀眾好閱讀的版面,讓他們可以一看就知道這個章節的小重點有哪些。

(4) 標記、刪減

當你完成上述的步驟後,其實主架構已經都出來了,你可以清楚看到整個資料的架構後,就開始閱讀內文並進行重點的標記,因為資料當中除了架構外還是會有「落落長的內文」需要整理,因此在內文中適當的標記重點可以幫助你閱讀並找到重點,而在閱讀的過程中也要記得刪減多餘的冗詞贅字,讓語句通順好閱讀。

例如:字型的選擇可以利用上網尋找可用的字型,而字型也有分為有襯線跟無襯線等字型,因此在尋找字型的時候,要根據你的使用目的去找到合適的字型

✅ 標記的好處:讓你在閱讀落落長的內文的時候可以快速抓到重點,在後續瀏覽的時候就不用這麼費力氣,也能幫助你在後期製作簡報的時候如果需要放一段文字進去,會知道哪段文字是適合放入的重點或名言佳句,而刪減的好處就是能避免過多的冗詞贅字影響閱讀並能適時地刪減文字,讓簡報更精簡。

(5) 加入素材

當你完成上述的動作後,為了銜接後續的設計,可以在這邊加入一點素材,讓後續在設計的時候不用花太多力氣去找靈感。

例如:尋找合適的素材(如 圖片、影片、圖示、表格、流程圖…等),插入到符合的主題當中。

如果是要說明有襯線及無襯線字型的區別,可以放入圖片進行比較;如果要說明一個事件的發生先後順序,可以放入流程圖輔助說明。

✅ 加入素材的好處:當你要進入設計階段時,往往會因為文字太多而沒有靈感不知從何開始,加入素材可以幫助你在設計頁面時能很快地就知道這個頁面要放什麼素材(圖、內容、大標),讓你快速進行一個簡單的排版。

以上五點就是資料統整的方法,這五種方法也適用於你在做企劃書或是簡單的word資料彙整。

資料彙整的工具除了 word 之外我很推薦使用 Notion 進行彙整,它的排版方式更自由,輕鬆插入圖片、影片、各種多媒體,也能運用H1~H3標題設計、並調整字型的色彩幫助畫重點,還能輕鬆匯入外部資料,讓你邊看邊整理。

延伸閱讀:【Notion 教學全攻略】 讓你的生活與工作取得最佳平衡

設計

設計的部分會分成三個主題來講,首先會先教大家一些排版設計的基本技巧跟使用方法,再來如果你是對設計完全沒天賦的人也不用擔心這裡會分享免費模板的使用方式以及其他輔助設計工具,完全是給不會設計的人的一大福音阿!

排版設計

排版設計會針對以下幾個重點去教大家如何奠定排版設計的基礎,分別為文字項目符號及編號區塊排版配色圖片及Icon素材圖表表格SmartArt 等八大主題介紹。

文字

影響文字的因素有很多,例如:字體的大小、文字的間距、行高…等,整體來說都會影響到閱讀的感受,我也不是專業的設計師,無法告訴你怎樣調整才是最好的,因為視覺體驗會根據當下的情況而有不同感受。

例如:用電腦跟投影幕上觀看感受不同、報紙跟網頁上觀看感受也不同,因此要根據你的需求去做調整。

這些都是需要練習跟培養美感而來的,多調整幾次也能自己抓到訣竅,如果你的公司有設計師,你也可以請他們幫你看一下怎樣調整是最適合閱讀的,這能幫助你更加了解排版設計的訣竅。

字距

字距是什麼?

字與字之間的間距,可以用在排版一些特殊標題副標題上,讓整體視覺更有區別性。
字元間距
字元間距

🈯 調整字元間距的方法

調整字元間距的方法
調整字元間距的方法

行距

行距是什麼?

行與行之間的間距,行與行如果太擁擠,黏在一起就不易閱讀,分太遠又沒有整體性,一般來說 1.5~2.0 倍行高會比較利於閱讀。
行距是什麼
行距是什麼

🈯 調整行距的方法

調整段落行距的方法
調整段落行距的方法
字體大小

字體的大小取決於簡報的用途及對象,一般來說,如果簡報的對象是視力較不好的中老年人,那麼字體的設定就要比一般大小再大一點。

正常來說我的建議是,對象如果是 中老年人至少 24pt 以上一般人則至少 14~18pt 以上

如果要使用投影螢幕,則字體大小的感受也會跟電腦螢幕不同,最好再進行簡報前事先投影確認,避免字體過大或過小。

對齊

對齊的重要性

對齊在任何的排版上都非常重要,是影響人們閱讀起來是否適服的重要因素,因此必須確保你的文字是對齊的
對齊的重要性
對齊的重要性

🈯 如何在ppt上對齊

PPT對齊方法
PPT對齊方法
標記(粗體、斜體、陰影、底線、顏色、文字醒目提示色彩)

什麼是標記?

將重點的地方用特殊樣式標記起來,就可以讓觀眾看到你想傳達的重點,也能幫助自己在說明簡報的過程中快速回憶重點。
標記的重要性
標記的重要性

🈯 標記的方法

標記的方法有很多種,一般來說最常見的就是粗體、底線、文字色彩或文字醒目提示色彩等。

標記重點的方法
標記重點的方法

使用標記須注意:

(1) 最好一次不要使用太多種標記樣式,一頁當中只需要選擇一兩樣使用即可。 例如:選用粗體+底線當作重點標記,文字紅色當作警告標示。

(2) 斜體不易於閱讀,要斟酌使用,最好拿來作為設計小部分使用就好。

(3) 字體色彩不要太花俏,或一次用太多顏色,會讓閱讀的人容易混淆,反而抓不到重點,造成反效果。

(4) 注意字體顏色跟背景顏色會不會有互相吃掉的問題,太淺的背景切勿用淡黃色等顏色,會容易看不清楚,造成觀眾的壓力。

字型

字型的選擇

字型的選擇可分為有襯線無襯線字體,依據你要傳達的氛圍去做選擇,有襯線更強調專業、傳統經典等氛圍,較常用在大標題及封面上,而無襯線能襯托出現代美學,且較易閱讀,因此較常用在內文裡。

另外還有特殊字體,特殊字體較多應用在封面、海報…等,強調視覺衝擊感受的地方,不是合用於閱讀文字上因此建議斟酌使用。

有襯線 vs 無襯線字型
有襯線 vs 無襯線字型

👉 字型資源

其實網路上字型的資源有很多,這邊我也不一一介紹有哪些資源,如果想知道有那些好用的字型資源可以參考 100font免版權字體下載網站,這是一個專門提供免費商用英文和中文字體的網站,裡面的字體幾乎都是允許個人和企業使用,而且可以提前預覽字型效果,下載前再仔細確認一次版權說明即可。

提供給有字型需求的人可以來這裡找看看有沒有喜歡的資源。

🈯 如何統一修改字型

當你找到喜歡的字型後,會不會覺得原本設計的簡報字型要一一修改很麻煩,在這裡教你一鍵取代ppt字型的方法,讓你不用再一個一個慢慢改啦。

一鍵取代字型的方法
一鍵取代字型的方法

什麼是內嵌字型?

內嵌字型是指當你要匯出你的簡報時,為了保留簡報的完整性,使字型在使用不同裝置時避免跑掉的一種方法。

用特殊字型設計簡報,就會發生「你的檔案在其他電腦開啟時,字型會跑掉」的問題 ,這是因為,只有你的電腦有安裝此字型,因此才需要內嵌字型到你的簡報檔裡。

🈯 如何內嵌字型?

內嵌字型的方法
內嵌字型的方法

不過,即使內嵌還是有可能會跑掉,因此建議多測試幾次不同電腦,或是將字型安裝包與簡報檔放在一起以備不時之需。

❗️ 提醒:內嵌字型會使簡報檔案變大,開啟時需要花一點時間才能編輯,如怕造成講者麻煩,盡量避開使用特殊字體,或直接存成 pdf 檔,確保字體不跑掉。

項目符號及編號

項目符號跟編號,是列小標題或小重點時非常好用的工具。

項目符號及編號的應用
項目符號和編號的應用
項目符號和編號的應用
如何插入項目符號及編號
如何插入項目符號及編號
如何插入項目符號及編號

區塊排版

區塊排版是排版設計的精髓,在這裡用三步驟教大家學習利用區塊進行排版,讓落落長的文字就算沒有圖片輔助,也能讓版面好看又整齊。

步驟1:切分區塊

將一段文字切分為幾個區塊去做說明。

區塊排版-調整前
區塊排版-調整前

將一整段文字(如上圖),依據其內容分割為五個區塊,分別為主標題跟另外四個副標題。(如下圖)

區塊排版-第一步-切分區塊
區塊排版-第一步-切分區塊
步驟2:調整位置

將這五個區塊重新調整位置,將主標題放置最上方醒目的地方,再將另外四個副標題分別排放,讓畫面整體性更豐富且整齊。

區塊排版-第二步-調整位置
區塊排版-第二步-調整位置
步驟3:設計樣式

區塊位置調整好之後,開始進行樣式的設計,首先主標題可以放大並用粗體標示;副標題分別與區塊拆分開來,增加設計感更利於閱讀;各個副標題中的重點文字標示在內文最上方,方便讀者抓到重點。

區塊排版-第三步-設計樣式
區塊排版-第三步-設計樣式

配色

配色的重點

在簡報設計當中配色是相當重要的,而配色也有幾個重點要知道

  1. 選擇清楚易見的顏色:切勿發生背景色與文字顏色互相吃掉的問題,影響觀眾的視覺。
  2. 選擇與主題相關的顏色:假設,你這次要做的簡報主題是 foodpanda 的個案研討,那顏色就可以選擇搭配它們的 logo 配色(粉紅及白),去做一個呼應,更能呈現出品牌的意象。

👉 不會配色怎麼辦?推薦六個私藏的配色工具

簡報的呈現需要運用到色彩的堆疊,而配色當然也有很多的眉角要知道,可是像我們這種非本科系的學生,沒有學過色彩學,真的很難自己配出好看又舒服的顏色,因此這邊提供幾個好用的配色工具給你們參考,讓你們能輕鬆完成簡報配色。

Colorhunt

你可以自由地創造屬於個人的配色方案,幫助你在設計前就能一次決定好你想要的配色,也可以選用其他人創造的受歡迎配色。

Colorion

如果沒有配色靈感,可以直接參考 Colorion,它有超過 2000 種配色方案,直接選定喜歡的顏色,就會自動複製色碼,非常便利。

Paletton

如果想要調整空間大的配色工具,可以使用 Paletton,它提供相近色、互補色的配色方案,幫助你可以任意挑選合適的色彩進行搭配。

Brand Colors

提供了全球各大品牌的配色方案,按照品牌字母依序排列、也可以動手搜尋,讓你能輕鬆找到所有品牌的配色。

Palettable

這套工具可以讓你從上萬種的配色方案中,透過直覺化的操作方式,尋找最符合設計情境的顏色組合,你可以自由調整顏色,並放在一起進行搭配,也可以透過「喜歡」與「不喜歡」重新調配顏色。

ifreesite

這套工具是色碼轉換器,如果你在設計簡報配色時需要轉換色碼,就能使用這套工具立即幫你轉換。

圖片及Icon素材

圖片素材可以說是設計簡報畫面的重要武器,擁有高清並且吸引人的圖片,能提升觀眾的注意力外,還能增加排版的美觀性。

分享幾個比較常用的圖片修正方法:

【去背】
圖片素材的使用方法-去背
圖片素材的使用方法-去背
【裁剪】
圖片素材的使用方法-裁剪
圖片素材的使用方法-裁剪
【快速套用圖片樣式】
圖片素材的使用方法-套用圖片樣式
圖片素材的使用方法-套用圖片樣式
【圖片效果】
圖片素材的使用方法-圖片效果
圖片素材的使用方法-圖片效果
【校正】
圖片素材的使用方法-校正
圖片素材的使用方法-校正
【色彩】
圖片素材的使用方法-色彩應用
圖片素材的使用方法-色彩應用
【美術效果】
圖片素材的使用方法-美術效果
圖片素材的使用方法-美術效果
善用免版權商用圖庫

圖片素材其實網路上隨便找都有,但有觀念的人會知道要使用免版權的商用圖庫,因為很多時候我們上網找的圖片都有侵犯到版權問題,如果用在公司可能會有被提告的風險。

因此,在這邊建議多多善用免版權的商用圖庫,如果想知道哪裡有免費、沒版權可以放心使用的商用圖庫,可以參考我寫的這篇【史上最齊全的素材大全】懶人必看!免版權可商用圖庫、插圖、icon,各種資源都在這裡。》,裡面集合了我最常用的幾種圖庫,並分別說明了它們各別的特點。

延伸閱讀:【史上最齊全的素材大全】懶人必看!免版權可商用圖庫、插圖、icon,各種資源都在這裡。

圖表

圖表的應用是做簡報非常重要的元素,因為圖表能幫助人快速了解各種數據,是上班族及學生族做報告時很常用到的元素,因為各種分析報表的製作幾乎都需要使用到。

圖表的樣式有哪些?

其實圖表的種類有非常多,如果要全部講解完要花費非常多時間,礙於篇幅的關係,這邊就先講解幾個比較簡單常用的。

【長條圖】

ppt長條圖應用
ppt長條圖應用

適用於會隨時間變動的數值,相較於折線圖,長條圖更容易比較某個時間點各個項目的差距,但不適合拿來看趨勢

EX: 各月份不同航班搭乘人數比較、各月份不同通路銷售比較。

【折線圖】

PPT折線圖應用
PPT折線圖應用

適用於會隨時間變動的值,可看出項目隨時間改變的趨勢(成長或衰退),但不適合比較某個時間不同項目的差距

EX : 各門市當年營收比較(看成長 或 衰退)、各國經濟成長比較(具趨勢性)。

【圓餅圖】

PPT圓餅圖製作
PPT圓餅圖製作

適用於具相同單位不同類型之項目商品的佔比。

EX:各學歷於總員工佔比、各通路佔總營收佔比、各費用佔總成本佔比。

🈯 插入圖表的方法

插入圖表的方法
插入圖表的方法

表格

如果有需要針對兩個或多個方案做比較,可以選用表格來呈現。

表格應用
表格應用

◎ 小祕訣:於表格上將較有優勢的一方做記號,讓觀眾迅速地掌握兩者的差異。

SmartArt

如果要說明步驟或是活動流程,使用 SmartArt 的流程圖會比「第一步…」、「第二步…」、「第三部…」等文字的敘述還要更加簡潔明瞭。

SmartArt圖形應用
SmartArt圖形應用

如何插入 SmartArt 圖形?

SmartArt 可以建立多種流程圖、循環圖、階層圖,有各種樣式可以供選擇,這邊就簡單教你們怎麼插入SmartArt,而你們可以根據需求選擇合適的圖。
插入SmartArt圖形的方法
插入SmartArt圖形的方法

模板

如果不會自己設計簡報,最快的方法就是使用免費的模板,這邊提供幾個我常用、覺得不錯用的模板給你們參考,下載方式也很簡單且都是免費的,當然網路上也有很多付費的模板,有時間我再來分享這些模板的比較。

👉 免費模板哪裡找?— 兩款我最愛用的簡報模板分享

優品PPT

這是我最常使用的模板,這個網站提供多種不同的類型可以參考,你可以依據顏色或主題尋找合適的模板,而且免費又好用,模板的選擇也很多,認真找會看到很多不錯的模板樣式喔。

51PPT模板

這裡的模板種類很多,且動態模板很厲害完全突破我對PPT的想像,推薦給熱愛酷炫模板主題的朋友們。

延伸閱讀 —《【PPT範本資源大全】10個免費的PPT模板網站,完全免費、免註冊、不限下載次數,讓你快速輕鬆完成一份好簡報。》

🈯 怎麼套用模板

套用模板最簡單的方式就是模板下載後,點擊解壓縮,打開就可以使用,直接更改裡面的內容即可。

這邊已經教會你如何自己下載模板起來應用,但因為很多人只會下載下來照著使用,不清楚裡面的元素怎麼用比較好,或是如何打造個人風格,很可能遇到好死不死跟別人用到一模一樣模板的窘境,這不僅不會為你加分,反而帶來扣分效果。

如果你想知道,如何利用免費模板打造個人風格,可以參考我寫的這篇《教你用免費PPT模板打造個人風格》。

其他簡報設計工具 Canva

如果使用 PowerPoint 設計簡報對你來說太過麻煩,或是你沒有這套軟體可以使用,那我推薦你可以使用 Canva 這套工具,他可以直接在線上編輯就能馬上製作簡報,操作的方式也很簡單好懂,缺點就是自由度沒有 PowerPoint 來得這麼大。

如果你想知道如何操作這套工具,可以參考我寫的這篇教學文章《【Canva 教學】史上最完整的 Canva 教學,幫所有非設計人完成所有設計需求,影片、圖文、簡報、履歷一次搞定!》

口語表達

口語表達能力是將一份簡報的重點完整地傳達到觀眾心中的主要催化劑,而一位好的演講者須具備以下特點:

【1】 確認簡報內容與講稿

有非常多演講者,完全依照自己的風格在演講,沒有依照簡報內容去說明,這會容易讓觀眾產生簡報內容與講者傳達的重點不符的錯覺,而會發生這樣的問題主要原因可能是做簡報的人與演講者不同,因此建議你在進行演講前一定要事先與製作這份簡報的人溝通確認沒問題之後再進行簡報。

確認簡報內容與講稿

【2】 要會說不要背

很多人在準備演講稿常犯的大忌是—用背的,背稿的方式確實能增加你的熟練度,但真正好的演講者,是能用10種不同的方式開頭都能說到重點的,請嘗試真正地了解你的簡報內容後,用不同的方式開頭看看,看你能不能這樣說出精彩的故事並且強調出你想傳達的重點。

要會說不要背

【3】 與觀眾互動

有些講者在緊張時習慣將語速調得很快,希望簡報時間能快速結束,但是一場好的演講,是要與台下的觀眾適時地互動,你可以調慢語速讓觀眾清楚聽出你想傳達的重點,或利用問答的方式增加互動性,有互動才能吸引觀眾的眼睛及耳朵

與觀眾互動

口語表達的技巧其實還有很多,例如:如何克服緊張感、如何清楚傳達內容、如何說故事…等,這些小技巧可以參考另外一篇我寫的文章《【準備報告的終極秘訣】大學生、新鮮人必看!最完整的準備報告注意事項都在這裡,讓你提升口語表達能力、克服上台恐懼。》

如果你想知道更多簡報技巧可以在底下留言,並幫我按個讚,接下來會分享簡報技巧的進階應用,包含如何製作主題式的簡報、動畫及切換的應用,讓你的簡報跟人與眾不同。


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阿波
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