【Trello教學】讓你快速上手高效生產力工具

最完整的 Trello 教學,從入門到進階,輕鬆學好好用。如果你想提升自我管理的能力,強力推薦你使用 Trello ,它是個功能齊全且便利操作的免費工具,應用範圍也很廣,如:GTD收集箱應用、旅遊規劃、資料整理...等,且適用於任何使用族群,能幫助上班族、學生族群、一般使用者的工作及生活都安排的井然有序。

〔簡介〕Trello 是什麼?

簡單地說,Trello 是一款能管理專案、時程規劃、任務安排的一套工具,整體工具使用起來操作簡易、功能強大。 除了適合給專案管理團隊跑敏捷,也非常適合一般族群使用。 透過簡易的視覺化介面,管理各個看板(Kanban)任務,視覺化工作流程,幫助所有人完成專案執行與時程控管。

什麼是專案管理?

專案管理在專業領域上是一門很深的學問,相信很多人的公司裡應該都有專案管理師,他們負責幫忙管理公司大大小小的專案,並利用專業的工具及知識,幫助團隊進行時程控管、專案追蹤,透過他們的管理可以確保任務能在特定時間內完成。

Trello 適用族群?

Trello 是一款專案管理師愛用的工具,但其實我們一般人在日常生活中,也時常需要使用到專案的執行與時程的管理,很多人習慣用腦袋來追蹤自己的工作事項,導致常有遺漏或拖延的情況產生,善用工具就能幫助你完成生活及工作上所有任務,不用再擔心遺漏或結果不如預期。

不論你是自由工作者的工作計畫安排;一般家庭主婦的家務處理安排;在學學生的課業進度安排;一般上班族的個人工作任務安排;公司的專案任務安排…等,專案管理工具能管理的任務,小到主婦的買菜提醒,大到企業的專案進度控管,能滿足所有族群的需求

Trello 的特點

#1 介面簡潔易上手

Trello 的 UI/UX 介面設計非常簡潔,操作介面也很清楚,使用方式簡單,可以任意地拖曳你的任務,上下左右移動都沒問題,彈性相當大,還可以增加期限及待辦項目等,任何使用者都能輕易上手。

Trello-拖曳式移動

讓整理更井然有序,直覺自由地進行資料與任務分類

Trello 的看板可以讓你建立一堆列表,不管你是要整理資料、專案、清單,都可以自由地排列,整理完後會清楚地呈現在看板上一覽無遺,就算你完全不懂專案管理、GTD時間管理、甘特圖管理等方法,也可以讓一般使用者純粹依靠直覺,整理任何事情任務、想法、資料、討論…等。

#2 功能豐富實用

Trello 提供新增評論、截止日期、標籤、提醒、待辦清單等功能,實用且好用,非常適合用來進度追蹤。

#3 跨裝置推播通知

提供 Windows 、Mac 電腦版網頁介面及 Android、iOS 裝置 APP 程式,讓使用者可以在任意裝置上使用,且不受時間及地點的限制,新增或更改的資料都會即時自動同步。設定提醒功能,還能立即收到推播通知,不遺漏任何排程。

#4 多方串接高效率

支援串接「第三方應用程式」,例如:Google Calendar、Slack、Google Drive、Voting等,也能整合多個平台的文件、日曆,讓專案人員隨時能掌握工作狀況。

#5 任何人都適用

Trello 可以用來追蹤所有你想完成的目標或計畫。例如:你想計畫一場旅行,你可以創建一個名為「旅遊計畫」的『看板』,把要旅行的景點規畫做成『列表』,並把「台東」、「花蓮」、「高雄」做成『卡片』,並在卡片中加入要去的景點項目、時程規劃,或注意事項、完成進度等。

Trello 的功能

  • 邀請及建立團隊:可邀請及建立公司團隊、家人或好友加入多人共同編輯記事看板群組中。
  • 支援外掛:Trello 支援串接外掛,方便實現更多功能。
  • 隱私設定:可以將看板設定為公開、私有、只有特定團隊可以看見等,替隱私多一層保障。
  • 即時同步:當群組內有人變更看板內容時,會即時同步公告給其他團隊的用戶。
  • 跨平台免費下載:支援手機版 App(Android、iOS)、網頁版與電腦版(Windows、Mac)。

〔教學〕Trello 怎麼使用?

Trello 透過創建「卡片」來追蹤任務,「卡片」可以用拖曳的方式置放在任何的「列表」上,你可以決定每個「列表」的用途或歸類方式,所有的「列表」跟「卡片」都會整合在一個「看板」上。

這個教學將會由淺入深,從最基礎的註冊及登入開始教你,再用「範本」引導你了解 Trello 的組成架構以及更多好用的強大功能。

註冊與登入

接下來就讓我們來看看實際怎麼操作吧!操作方式很簡單,不用擔心,我會逐步帶你們實際操作,讓你們能快速上手這個非常好用的生產力工具。

STEP 1 註冊及登入

Trello 官網註冊帳號並登入,你可以選用 Google 帳號、 Microsoft 帳號或 Apple 帳號 進行快速註冊並登入。

STEP1 sign up Trello

輸入自己的團隊名稱,或是任意名稱,並選擇工作區類型,如果有想邀請的成員,只需輸入他們的電子郵件帳號即可發送邀請,上面步驟都完成後就按「繼續」。

STEP1 sign up Trello

接下來就點擊「開始使用吧!」(如圖一),即可進入 Trello 主頁面(如圖二)。

STEP1 sign up Trello
STEP1 sign up Trello

接著就會看到 Trello 的主畫面

Trello 主頁面

將 Trello 的語言切換為中文

目前的畫面都是呈現預設的英文,如果想改成自己熟悉的語言的話,就跟著以下步驟做吧!

STEP 1:在主畫面的右上角點擊頭像,並點選 Setting (設定)。

改變 Trello 語言

STEP 2:進入設定後,點選 Account details 中的 Change language (改變語言)

改變語言

STEP 3:在 language 的地方,目前預設是 English (英文),選擇自己想改變的語言即可。

改變語言

STEP 2 新增 Trello 看板

註冊完成後就可以開始建立自己的看板了。

建立看板:點擊右上角的「+」號,按新建「建立看板」。

STEP2 建立 Trello 看板

設定看板:輸入「看板名稱」,並選擇看板的「觀看權限」,即可完成。

STEP2 輸入看板名稱、觀看權限

💡 「觀看權限設定」可以將看板設定為公開、私有、只有特定團隊可以看見等,替隱私多一層保障。

STEP 3 新增 Trello 列表

看板建立完成後,即會進入看板頁面,目前看板會是空白的,因此要為看板加入一些列表來管理。

新增方式:點擊「新增一個列表」,並輸入「列表標題」即可。

STEP3 新增 Trello 列表

更改列表標題:只需要點擊標題的字就可以開始修改。

輸入列表標題

新增更多列表:點選螢幕右側的「新增其他列表」即可。

新增其他列表

調整列表的順序:按住列表最上方直接拖拉整個列表至指定位置即可。

STEP 4 新增 Trello 卡片

列表新增完成後,即可建立每個列表當中的卡片內容。

新增方式:點擊「新增卡片」,並輸入「卡片標題」即可。

STEP4 新增 Trello 卡片
新增 Trello 卡片
輸入卡片標題
輸入卡片標題

更改卡片標題:有兩種方法,如下

方法一:直接點擊卡片,即可開啟卡片,於最上方更改標題。

法一 更改標題

方法二:點擊右側類似筆的按鈕,就可以快速修改標題名稱,還可編輯其他項目。

法二 更改標題

新增更多卡片:點擊列表下方的「新增卡片」即可。

調整列表的順序:直接按住欲拖拉的卡片至指定位置即可。

從範本開始上手

初次使用的人,可能會對新增列表的方式不熟悉或是沒什麼概念,可以先從參考範本開始,Trello 提供許多內建範本,包含商務、設計、教育、工程、產品管理、專案管理、銷售等,如果你有喜歡的範本都可以直接套用,省時又便利。

在這裡我就用內建的範本來詳解每一個功能,幫助你能更快上手,之後不管你是要自己創建個人的看板或是套用範本都會非常容易。

STEP 1 新建範本:在畫面最右上角「+」號的地方,點選「從範本開始上手」新建範本。

從範本開始上手

STEP 2 點選搜索範本

探索範本

STEP 3 於右上角搜尋框內輸入「Goal Setting Basics」搜索範本

搜尋範本

STEP 4 點擊使用範本

使用範本

STEP 5 進入到範本裡,打開 How To Use 的列表後,會教你如何開始使用這個範本。

範本如何使用

開始使用範本前,讓我們先來了解 Trello 的三大組成要素。

了解 Trello 的三大組成要素

Trello 組成元素(2)

Trello 的組成要素分為「看板」、「列表」、「卡片」三大要素,最大單位是「看板」,用來管理「列表」跟「卡片」的用途,你可以自行新增看板或命名;其次是「列表」,用來管理「卡片」;最小單位的「卡片」,用來追蹤任務,且所有的「卡片」都可以隨意拖曳至任何的「列表」上。

Trello 組成元素

看板

一個看板裡面可以有多個列表跟卡片,你可以依據需求新增不同看板,例如:工作用看板、公司整體專案用看板、待辦清單看板、人員管理看板…等,並可來回切換不同看板,不需要的看板也可以關閉或刪除。每個看板都可以自行更換背景圖片,並新增看板描述,也可以共用看板邀請成員共同管理,隨時追蹤你的看板。

Trello 看板

列表

列表內可存放多個卡片,用來管理或區分各個卡片,且可以任意拖曳,編排位置。

Trello 列表

卡片

每個卡片都可以視為一個任務、事件、問題、討論或想法,點開卡片後,可自行新增卡片的內容描述、設定到期日、新增待辦清單、評論、附件檔案、標籤,還可指派成員、任意移動或複製,Trello 的卡片比起傳統的待辦清單需要層層收納的方式,更容易展開,也更便利進行統整跟歸類。

卡片

卡片打開後會看到以下區塊,不同的區塊會有不同的功能可以使用。

卡片全圖

卡片內有哪些功能?

Trello 的卡片就像是個功能強大的便條紙,可以存放許多重要資訊在卡片裡,隨意點開範本的列表後,可以看到右側有一排「新增至卡片」、「強化功能」…等的功能選項。

卡片內功能設定

新增至卡片

成員

這個功能很適合用來指定成員任務。當卡片裡的任務有主要的負責成員時,可以邀請成員加入卡片,讓該負責人可以記錄自己的進度,也可以讓其他成員了解該任務的負責人是誰、執行進度到哪裡,避免業務重疊

新增至卡片-成員

標籤

『利用顏色分門別類,清楚分辨卡片屬性』

標籤,可以利用顏色清楚分辨卡片的屬性及狀態。例如:需要急件處理的卡片,可以標上緊急的紅色;若是進度落後的卡片,可以用灰色來標註。

新增至卡片-標籤(1)

待辦清單

『建立SOP待辦事項,全盤掌握卡片進度』

卡片內可以建立待辦事項,讓使用者註記須完成的任務有哪些,並勾選各階段的工作任務是否有如期完成。

新增至卡片-待辦清單

期限

可以在卡片內指定任務的完成時間,並可以設定到期提醒功能,避免遺漏重要事項忘記處理。

新增至卡片-期限

附件

可以新增在 Trello內的卡片和看板、電腦內的資料(不限格式)、雲端硬碟(Google、Dropbox 等)。

新增至卡片-附件

地點

可以透過搜尋 Google 地圖的方式新增卡片的地點,特別適用於旅遊規劃的時候。

新增至卡片-地點

強化功能

➕新增 Power-Up

Trello 不僅自身的功能強大外,還支援許多 Power up 強化功能外掛可以加入,使得 Trello 變得更人性化。可以跟像是 Dropbox、EverNore、Google drive、JIRA、甚至是 Google 行事曆相應結合。依據自己的團隊需求,來評估是否有擴充的必要。

強化功能- 新增Power-Up

推薦好用外掛「自訂欄位」

這個外掛可以依據你想要的呈現方式自訂卡片,為卡片新增更多資訊,包含:自訂文字欄位、數字、核取方塊、日期、下拉式選單…等。

Power-Up 自訂欄位

📥 安裝方式:

打開卡片,點擊 Power-Up 後會跳到外掛安裝頁面,在搜尋框內搜尋「自訂欄位」並點擊新增,即可擴充此外掛。

💡 使用方式:

安裝完後即可回到卡片內開啟這個外掛,就可以輕鬆自訂欄位了!(如圖)

Power-Up 自訂欄位

推薦實用外掛「投票」

📥 安裝方式:

打開卡片,點擊 Power-Up 後會跳到外掛安裝頁面,在搜尋框內搜尋「投票」並點擊新增,即可擴充此外掛。

💡 使用方式:

安裝完後即可回到卡片內開啟這個外掛,就可以進行投票了,這個功能非常適合給團隊需要統計意見時使用。(如圖)

Power-Up 投票

BUTLER

➕新增按鈕

BUTLER 這個功能是透過建立按鈕和規則,將自動化導入你的 Trello 看板,讓你輕鬆在看板上執行不同的動作。

其中新增按鈕就是可以將一些比較常使用到的項目,如:加入特定成員、設定期限…等,設為按鈕範本,方便你快速完成欲執行的動作。

BUTLER-新增按鈕

動作

移動

這個功能是幫助你移動你的卡片至你想放置的位置上,但因為 Trello 可以任意拖曳的關係,快速又方便,所以就比較少人使用此功能。

移動-移動卡片

複製

如果想要新增一樣的卡片,可以直接使用複製功能,幫你複製卡片致你想要的看板及列表上。

複製卡片

製作範本

如果有常規項目需要時常使用的話,可以選擇製作範本的方式,節省你的製作時間,提升效率。

製作範本

追蹤

只要點擊「追蹤」這張卡片,之後這張卡片只要有任何活動將會以推播的方式通知你。而當你被指派時,你的追蹤功能則會自動被開啟。

追蹤

封存

『一鍵封存,隨時保持看板的乾淨整潔』

當事情堆積過多,排程管理的效果就會下降,而無法優化工作流程,這時,可以透過「封存」來整理卡片,保持定期整理的好習慣,才能讓工作流程更順暢。

❗ 若不小心「封存」卡片,可以到設定中「已封存的項目」將它「傳送回看板」。

分享

如果你想分享這張卡片,可以用「連結」、「內嵌」、「電子郵件」的方式,分享你的卡片。

分享

評論

『利用評論功能,實現團隊共編』

視覺化流程如果缺少了實際可以記錄或討論的地方,就會變得不夠實用,因此,Trello 除了特別加強待辦事項、追蹤、設定期限等功能外,也新增了評論功能,讓團隊可以透過留言機制,回報目前各待辦事項的細節及進度

活動評論

💡 操作方式:

在活動欄中,可以自由撰寫評論、增加附檔和表情符號、使用「@」tag 功能進行標記,還可以添加其他卡片的指向連結,便於反饋給其他成員。

〔基礎應用〕Trello 可以做什麼?

Trello 基本操作都熟悉後,可以開始學習怎麼應用它來幫你達成事半功倍的效果,其中最重要的應用就是「建立團隊」跟「專案應用」,如果想了解就往下看吧!

建立團隊

利用 Trello 來建立團隊,能即時完成資訊同步,分享彼此實況,減少溝通成本,且建立方式很簡單,團隊成員只要有 E-mail 或 Terllo 帳號名稱,就可以邀請他們加入專案團隊裡。

使用教學

STEP 1:點擊看板上方「邀請」鍵。

建立團隊-邀請(1)

STEP 2:輸入對方的「Email 信箱或 Trello 帳號」,或建立邀請連結。

建立團隊-邀請(2)

❗ 邀請方式:邀請方式分為兩種,加入對方的「Email 信箱或 Trello 帳號」或是利用「分享連結」加入,而「分享連結」的方式是只要知道這個連結的都可以檢視這個看板。

STEP 3:選擇對方的權限,即可完成。

建立團隊-邀請(3)

❗ 成員權限:有兩種權限,一是以「成員身分加入」,允許編輯、留言及邀請他人;二是以「查閱者身分加入」,只允許查看內容及留言,邀請成員加入。

功能:權限控管

擁有權限管控的功能,管理員可以指派每一位成員是「管理員」或是「團隊成員」的角色,其中的差別在於管理員可以修改看板的設定。

STEP 1:回到 Trello 主頁,點擊左側的「成員」欄位。

權限控管-主頁點擊成員 (1)

STEP 2:進入後即可修改成員權限。

權限控管-更改成員權限 (1)

功能:建立工作區

如果你想把日常生活與工作區隔開又或者你是個斜槓人要管理各種不同的工作團隊,使用 Trello 可以讓你建立不同的工作區,讓你根據不同用途及需求來調整自己的工作內容,管理看板、成員…等。

工作區

專案應用

這裡將介紹三種專案應用的方法,分別為「事務分類分區」、「掌握工作狀態」、「設計專屬的工作流程」。

事務分類分區

💡 使用方法:利用列表,將自己的工作事項分類分區,只要一開始就把處理事務分類好,就能清楚的知道目前處理進度及細節,有效地提升工作效率。

舉例:『公司專案任務』有著行銷規劃、程式開發、業務處理…等多項事務,如果把全部的事情放在一個列表中,就會整個很雜亂,這時候就可以利用創造列表的方式進行分類。

事務分類分區

掌握工作狀態

列表有很多使用方法,上面提到的區分類別是一種,而呈現工作狀態是另一種。

💡 使用方法:創建一個名為「工作進度」的看板,然後創建「即將進行」、「正在進行」、「完成」列表,隨著自己執行任務的狀態進行拖曳,從「即將進行」拖移到「正在進行」,最後拖移到「完成」,即完成一個任務的循環,也能清楚掌握自己的工作狀態!

掌握工作狀態

透過這個方法能提升自己的成就感,當把卡片拖移到「完成」時,會實際感受到事情已經處理完畢的感覺。

設計專屬的工作流程

Trello 最大的特點就是可以很快地幫人建立出一段工作流程,能幫助長期仰賴相同的工作流程的人更快速地完成工作,同時,也可以讓臨時需要建立工作流程的人有個明確的目標。

建立流程的方法很簡單,只要根據以下這五大步驟即可達成。

1:建立目標

明確的目標可以幫助你順利啟動流程,也能在後續流程出現問題時反覆回憶自己當初訂下的目標是什麼,把方向拉回來,避免專案執行到最後偏離主軸。

例:預計舉辦一個行銷活動,先建立目標。

  • 想達成的目的:例如提升整體用戶數10%,或增加與用戶間的互動率20%。
  • 活動的主軸是什麼:舉辦超值下殺優惠,滿千折百優惠等。

2:拆分流程

有明確的目標後,就要進入活動的規劃,建立一個活動一定會有很多需要執行的項目,項目越大執行難度就會越困難,因此這個步驟是要把這些大項目拆分成小項目,從小到大開始執行能幫助你減少壓力,讓你有一個很好的執行流程。

3:定位任務

每個小流程中也會有分別要執行的小任務,因此在這裡你要把每個流程要執行的任務蒐集起來,並進行定位,分別放入不同的任務卡片裡,減少你在執行時遺漏任務的缺失。

4:資料整合

任務當中如果有需要補充的資料、圖片、檔案等,都可以一併整合到任務卡片中,提升整理時的效率。

5:時程規劃+建立提醒

當整個流程的規劃的差不多之後,要開始評估每個任務需完成的時間,設定截止日期並建立提醒,幫助你如期的完成各階段任務。

設計專屬的工作流程
工作流程範本-Marketing Requests

〔進階應用〕推薦 Trello 超實用的擴充套件

Trello 除了內建的功能外,其實還可以透過擴充套件增加許多強大的功能,這裡就推薦幾個好用的擴充套件。

GoodGantt 結合甘特圖應用

Trello 雖然是功能完善的專案管理工具,但基於它強調專注於執行眼前任務的特性,沒辦法一次管理所有任務的時程,也讓許多需要進行排程管理的人很困擾,因此這裡推薦一款「Trello 甘特圖輔助工具」,個人使用免費且功能實用,能幫助 Trello 快速轉換成甘特圖,解決排程管理的困擾

功能介紹

  • 同步更新時程:在「GoodGantt」設定好任務的進度、開始結束時間後,即使回到Trello看板模式也會同步更新。
  • 提供「Milestone」里程碑:支援插入每一個階段性進度的里程碑,方便進行管理。
  • 可以依據「任務成員」選擇要顯示的排程。
  • 可以任意拖曳調整右方的時間軸,方便規劃進度。
  • 可以任意上下拖曳左方的任務清單,以便調整順序。且這邊調整的順序,不會影響 Trello 看板的任務順序。
  • 支援跨專案看板:在「同一張甘特圖」中,可以同時管理多個Trello專案看板,調整不同專案看板的任務進度,且透過甘特圖的檢視方式,能避免任務之間的衝突,也讓管理者更知道如何銜接不同的任務。

使用教學

STEP 1:安裝外掛

點擊下方按鈕,安裝這一款名稱為「GoodGantt – Gantt Chart for Trello」的 Chrome 的外掛。

GoodGantt - Gantt Chart for Trello

STEP 2:確認授權

安裝完成後,打開 Trello 頁面,它就會要求你進行「GoodGantt」與 Trello 間的授權。

GoodGantt - Gantt Chart for Trello

STEP 3:檢查安裝是否順利

安裝完成後打開看板,如果安裝順利就可以看到 Gantt 的外掛按鈕在看板上了。

GoodGantt - Gantt Chart for Trello-2

STEP 4:打開甘特圖

點擊 Gantt 這個按鈕,就可以進入「GoodGantt」的甘特圖模式,並看到看板上的任務整合在甘特圖上了。

Trello 甘特圖

Web Clipper for Trello 快速蒐集網路資料

很多生產力工具都會提供快速擷取網路資料的擴充工具,當然 Trello 也不例外,它提供了這款擴充工具,幫助有資料蒐集需求的人可以快速蒐集網頁上的資料,就讓我們來看實際怎麼操作吧!

使用教學

STEP 1:安裝外掛

點擊下方按鈕,安裝這一款名稱為「Web Clipper for Trello」的 Chrome 外掛。

Web Clipper for Trello

STEP 2:確認授權

安裝完成後,打開這一個外掛,它就會要求你登入帳號並確認Trello授權。

STEP 3:擷取資料

將網頁畫面停留在你想擷取的頁面上,並打開這款外掛,選擇你想存放資料的位置。

擷取資料-1

STEP 4:完成擷取

選擇好之後,回到看板中查看,就可以看到資料已經順利的擷取下來了。

擷取成功畫面

Trello 價格及方案

對一般的使用者、工作者來說,Trello 的免費板其實就很夠用了,但如果你有更多的需求,像是想增加更多的外掛,或使用付費版擴充功能的話,就可以考慮升級,現在 Trello 總共推出三個方案,分別為 Free(適合個人和團隊)、Business Class(適合百人團隊)、Enterprise(適合百人以上組織),可以根據自己的需求進行升級。

有興趣升級的人可以參考以下連結去比較看看喔!

總結

Trello 是個功能齊全且便利操作的免費工具,應用範圍也很廣,網路上也有很多人分享自己利用 Trello 做管理的方法,如:GTD收集箱應用、旅遊規劃、資料整理…等,且適用於任何使用族群,能幫助上班族、學生族群、一般使用者的工作及生活都安排的井然有序,如果你想提升自我管理的能力,強力推薦你使用看看!

延伸閱讀

以上就是 Trello 的使用教學,希望能幫助到你 ,另外如果你對超強的設計工具也有興趣的話,可以參考這篇《【Canva 教學】史上最完整的 Canva 教學,幫所有非設計人完成所有設計需求,影片、圖文、簡報、履歷一次搞定!》,讓我用簡單的概念教會你 Canva 的使用技巧。

【Canva 教學】史上最完整的 Canva 教學,幫所有非設計人完成所有設計需求,影片、圖文、簡報、履歷一次搞定!


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阿波
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